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会前的策划和研究工作
    最初的策划和研究阶段是会议成功的基本阶段。它是各种活动的重要组成部分。在这一阶段所出现的任何失误或轻视,在以后都难于弥补。因而需要慎之又慎,在一开始,就要做到:
      你作为策划者,要有一定的自主权。你对预算的控制程序如何?一个建议是:从战略上加以思考,并索要你认为可以不要的更多自主权。一个会议组织者必须核实高层人员(或者更糟,某个委员会)的茶憩时间和对点心的选择,并永远是一个精打细算的人(cary,2000)。
    最初的策划阶段,也是必须制定会议的广泛目标的时候。会议的目标因活动的不同而有所不同。例如,对于公司销售的会议,其主要目标可能是展示新产品,引进一种新的奖励机制,论功行赏、鼓励他们达到更高的目标,抑或通知他们重新划分销售区域。美国玫瑰养植协会(众所周知已经不存在!)的年度大会的主要目标,就是交流玫瑰的新品种或展示新型农药的效用,以及习题地吸引观众,谋取利润。Fisher(1998)援引了一次FMCG(快速变动的消费品)会议所设定目标的盒子:
      * 讲座未来的战略;
      * 促进与会人员相互认识;
      * 通过该集团的大的方向;
      * 交流可共享的和令人难忘的经验
      目标应该简明扼要、并可以测度:例如,对于只是“发布一种新的产品X”的销售会议,目标是很难测度的,但“针对全部面对客户的人员,交流新产品X的市场定位,目标客户,分工、效益和价格结构”却是可以测度的。然而,重要的不是制定过多的目标,因为那样会将与会人员和演讲人搞得晕头转向。
      这些广泛的目标应该以对会议的6个W的刘华秋,即WHO(参加会议的人是“谁”)、WHAT(是“什么”类型的会议)、WHEN(“什么时候”开会)、WHERE(“在什么地方”开会)、WHY(“为什么”开会)和HOW(“怎样”处理会务工作)。
    WHO(参加会议的人是“谁”)
      会议的策划必须考虑谁来参加会议,要邀请多少人来参加,预期参加会议有多少人(主要为了做预算)。是否要邀请与会代表的陪同人员?可能有特殊的贵宾吗?包括传媒的代表吗?有海外代表参加吗?如果有,那么是否需要提供翻译设施呢?
    此外,还要关照演讲人,他们是在大会上发言,还是作研讨会或分会的主持人。从外部邀请演讲人吗?对他们是否需要会费以及有旅游消费?
      “谁”中还应该包括组织团体。它可能只是一个人,也可能是一个专门小组,其中还可能为中介代理。如果是一个团体,并不一定其中全部的人都从会议的初始策划阶段一直参与到会后的评价,但却要从一开始就考虑他们将要参加的程度、活动越复杂、参与组会的人越多、则越需要某种严格的路径分析,从而做到按合理的次序并在合理的时间框架之内,来策划活动的顺序。
      这时还要考虑这个会议是在公司内召开(利用某组织自己的人力资源和设施),还是在外边找地方,由专业会议组织者(PCO)承办。PCO可以承办会议的全部管理工作。如果决定承包给一家PCO来承办,一般要准备一个“招标”文献,上面要尽可能地提供更多的信息,以便让受委托的PCO能够做出举办这次活动的详细的提案。在招标文献中,不仅要给出本章后面“寻找和选择会议地点”一节中所列出的各种信息,还要说明:
      * 目标观众和怎样找到他们;
      * 可能的最终参加人数;
      * 怎样确认演讲人(即,是采取邀请还是采取提交论文的方式),演讲人的数量和简介(好专家的研究工作概况或这些人目前正在参与的工作项目);
      * 打印资料和会议中所使用的外国语种的数量;
      * 所需要的赞助的水准和性质;
      * 会议同时是还展览;
      * 与会人中的消费能力;
      * 该活动的历史情况;
      * 邀请了多少家PCO公司提供服务。
    上面的条款主要针对的是全国性的或国际性的协会和科学会议,不 适用于公司类会议。
      如果决定找一家PCO承办这次会议,那么,在选择PCO时一定要分外耐心。在许多国家,仍然存在着这样的情况,即无须经过正式的培训、无须有上岗的资格和从业经验,任何人都可以经营PCO业务(有关该产业还不成熟的进一步的情况)。如果选择的是一家没有经验或者工作效率很差的PCO,显而易见会给客户、与会代表和会议地点造成不良的影响,从而使他们的声誉受损,而他们自己却没有过错。建议列出一个简表,只考虑那些是专业协会的会员 和已经为实践证明具有承办能力(和已被其他满意客户明确证明了的)的PCO专业团体,例如IAPCO和ABPCO,都能为其会员提供专业水平的证明。
    WHAT(是“什么”类型的会议)
      拟召开什么类型的会议?是公司类活动还是协会类活动?是管理静修会、培训会还是奖励会?是一次向与会报告某科学领域或医学领域新进展的会议吗?是面向交易商和贸易传媒的新闻发布会 是其他类型的活动?是与会人员只是被动地出耳朵听,还是有高度的参与性,有可能参加建设和或户外活动吗?
      会议准备向外传递哪种信息?组织者对此可能没有控制权,因为该事宜 由高级经理或某组织的“会议委员会”来决定的,但组织者必须对此有清晰的了解。
    WHEN(“什么时候”开会)
      会议召开的时间是另一个需要考虑的重要问题。会议策划和准备时间不足的问题常常出现。会议组织者常常只是得到一个会议拟订召开的日期,并被要求保证准时开会。他们无权参与决策,即便他们的看法很重要。特别是公司会议,经常 “会议前期准备时间”不足。或许这是要求进一步改进工作的一种反映,需要将会议和活动的组织者的地位提高到某组织的高层管理人员的水平上。如果活动没有举办成功,那么,则是公司被搞得声名狼藉,而不单单是会议组织者的声誉受损。
      如果开会的日期比较灵活,那么可能会有助于确保从被选中的会议地点拿到尽可能好的优惠。也就是说,如果选择的开会日期有助于会议地点获得最大的收益,那么,它就更有可能提供优惠。
      在开会时间上,还应该考虑与会人员的日常工作。与此同时或在该时间前后,是否还有其他的活动会影响与会人员的数量呢?这个会议是在工作繁忙的时候哐或在假期抑或冬季召开吗?如果是,那么,这些因素的影响会怎样?
    WHERE(“在什么地方”开会)
      会议地点应该在前期就确定下来,无论是从广义上来说,例如洲、国家,是某个地区,还是更为确切的地点,例如纽约、诺丁汉,或者“距巴黎20英里的半径之内”。在决定理想的开会地点是时,要优先考虑交通是否便利(除非该活动要求标新立异)。如果大多数代表都乘火车,则举办地最好在铁路主干线上的火车站的附近,否则就必须提供完善的地面交通安排。
      如果是国际性的活动,与会人员都乘飞机,那么选择一个距离国际机场车程比较适合的会议地点至关重要(一般,从机场出口出发,驾车时间不超过1-2个小时)。在飞机上坐了很多小时,然后还要在国内坐几个小时的汽车才能到达开会的地点,对于声望显赫的会议来说,这可不是一个成功的开始。
      组织该活动是否需要一个特殊的提供住宿的会议地点呢?是不是有选择特殊地点的余地?与会议的主题有否联系?
    会议地点可能并不是由组织者来选择确定的。他们只是被告知会议应在一个特殊地点来举办,或者该会议是按照一种常规的顺序轮渡在特殊的举办地和会议地点召开的。组织者的作用不过是列出可能的会议地点的清单,供其他人来做出选择。
    WHY(“为什么”开会)
    Maitland(1996)指出:
      理所当然,“为什么开会”是在这个阶段需要提出的最为重要的问题。请不要忽视或低估这个问题。如果你要做好计划,就必须能够很好地解答这问题。“因为我们总是在每年的这个时间这样做”是一个论据充分的理由吗?如果真是由于这个原因开会的话,那可要浪费掉大量的时间和财力了。你举办会议的目的,是因为会议是采用一种友好的和个性化的方式,向许多人传递你的重要信息的最快捷和最容易的方式吗?这的确是一个良好的想法。如果会议确实有必要,则应该慎之又慎。此外,还有更为节省时间和节省花销的方式能够达到相同的目的吗――例如,如果利用销售报告、宣传册或新闻报道行不行呢?
    HOW(“怎样”处理会务工作)
      会议召开的形式和期限也是极为重要的因素,它将影响以前的某些考虑。需要有多个分会会议室以及礼堂,外加展览区和接待区的活动,就比只需要一个能容纳75人的礼堂式的会议室 的活动,选择余地要小得多。会议期限也会影响到会议地点的 选择、消费标准、住宿要求和其他因素。为了扩大参加会议的人数,使用视频会议技术或卫星会议,或者尝试一下网络广播的好处,也许效果会更好些。
    “会务工作”要充分考虑活动的组织方式,以适应公司的整体营销或培训计划。如果是一个会员制的组织,例如专业协会或工会,那么,这次会议对与会人员的沟通会起到什么作用呢?能够方便会员之间的接触吗?有没有方法对此做出改进呢?
      Fisher(1998)提供了许多组织活动时所采用的其他方式,不能一一加以介绍。他介绍了邀请的过程、对与会人员的接待、旅游及物流安排、休息和午休的充分利用、过夜住宿的处理、正确地对等贵宾、会议的饮食服务的有效地管理,以及在海外举办会议的组织工作。
    会议组织者还必须对其活动做出风险评估,并拟订对可能出现的紧急事故的处理计划。
      风险评价的结果必然要求对会议采取保险措施。当前,已经有许多专门的活动保险提供者,从事全球范围的保险工作。

2015年6月3日

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